Profit First in Verbindung mit YNAB

So einfach strukturierst du deine Finanzen in der Selbstständigkeit: Mit Profit First und dem Tool YNAB

Ein solides System für deine Finanzen ist der effektivste Weg, um dir ein profitables Business aufzubauen

Wenn du dir ein gesundes Unternehmen aufbauen willst, wäre es sinnvoll, mit einem soliden finanziellen Fundament zu starten. Das gibt dir Sicherheit und Kontrolle.

Schritte:

  1. 🎯 Definiere deine finanziellen Ziele
  2. 📄 Notiere deine Einnahmen und Ausgaben
  3. 🏦 Nutze Profit First für deine Business Finanzen
  4. ✉️ Behalte mit dem Tool YNAB all dein Geld im Blick

SMARTe Ziele setzen: So definierst du messbare und realistische Ziele

Dein Ziel soll messbar sein, im Präsens geschrieben sein und bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein. Setze dir wirklich ein Ziel, damit du weißt, worauf du hin arbeitest. Andernfalls kannst du auch monatelang arbeiten und irgendwann merken, dass du irgendwie nur vor dich her dümpelst und gar nicht weißt, wo die Reise überhaupt hingehen soll. 

Nutze dafür die „SMART-Methode“:

Spezifisch:
Ein Ziel sollte immer spezifisch und nicht zu vage formuliert sein.

Messbar:
Ein klares Ziel ist immer messbar. Wer messbare Ziele definiert hat, kann später genau prüfen, ob er seine Ziele erreicht hat.

Attraktiv:
Nur, wenn ein Ziel attraktiv ist, kann die nötige Motivation aufgebracht werden, um es umzusetzen.

Realistisch:
Ein Ziel muss immer realisierbar sein. Es sollte zwar immer herausfordernd, gleichzeitig aber umsetzbar sein.

Terminiert:
Zu jedem Ziel gehört ein Enddatum, an dem es erreicht sein soll.

Hier ein Beispiel:
“Ich zahle mir ab Januar nächsten Jahres ein Gehalt von 2.000€ auf mein privates Konto aus.”

Kenne deine Einnahmen und Ausgaben

Ich weiß, dass es auf den ersten Blick nicht gerade sexy ist, alle seine Einnahmen und Ausgaben aufzuschreiben 😬 Aber weißt du, wie aufschlussreich es sein kann, wenn man wirklich schwarz auf weiß sieht, wo das ganze Geld hinfließt? Das ist außerdem der perfekte Zeitpunkt, einen kleinen Frühlingsputz in deinen Finanzen zu machen und Abos zu streichen, die du gar nicht nutzt.

Vor allem hat man heute im Business gefühlt 3.000 Tools und Apps, die man alle nutzt und die auch schön im Abo gemietet sind. Am Anfang nutzt du kostenlose Tools, aber später wird so einiges zusammen kommen, wo man auch schnell den Überblick über die Kosten verlieren kann 😵‍💫

Ich habe eine kostenlose Vorlage für dich, in der du deine Einnahmen und Ausgaben einmal ordentlich notieren kannst. Mit Datum, an dem das Geld abgebucht wird und mit Prio und Kategorie, damit du schon ein bisschen vorsortieren kannst. 

Die Vorlage bekommen meine Newsletter Abonnentinnen als Freebie zur Anmeldung.

Freebie Geheimformel finanzieller Leichtigkeit

So nutzt du die Profit First Methode: Tipps und Tricks für den Einstieg in Profit First

Was genau ist eigentlich Profit First? Damals hat mir eine meiner Coaches den Tipp gegeben, „Profit First” in meinem Business einzuführen. Bis heute bin ich super dankbar für diesen Tipp und nutze das System schon seit einigen Jahren.

Ich zitiere die Subline auf dem Buchcover 📘“Ein einfaches System, jedwedes Unternehmen von einem kapitalfressenden Monster in eine Geldmaschine zu verwandeln” Du findest im Buchladen deines Vertrauens das Buch “Profit First” von Mike Michalowicz. Er hat mehrere Multimillionen Unternehmen aufgebaut und einige Bücher geschrieben. Im Buch findest du eine Schritt für Schritt Anleitung, um dir ein System für ein profitables Business aufzubauen.

Stell dir vor, du bezahlst dich zuerst und legst dir jedes Mal, wenn du Profit First anwendest, als erstes einen Gewinn für dich zurück. Du nutzt also die Formel:

Umsatz – Gewinn = Kosten 
und nicht
Umsatz – Kosten = Gewinn

Im System Profit First hast du insgesamt 5 Konten (entweder echte Bankkonten oder virtuelle, wie ich es dir gleich zeige)

  1. Einkommen
  2. Gewinn 5%
  3. Inhabergehalt 50%
  4. Betriebskosten 30% 
  5. Steuern 15%

Du nimmst jetzt alle Einnahmen aus deinem “Einkommen Konto”, ziehst die Umsatzsteuer erstmal ab (weil das Geld ist, was dir nicht gehört 😬) und schmeißt die Einnahmen in eine Art Trichter. Unten werden die Einnahmen prozentual auf 4 andere Konten verteilt. Das sind dann beispielsweise 5% für deinen Gewinn, 50% für dein Gehalt, 30% für deine Kosten und 15% für deine Steuern. Natürlich sind das Werte, die du auf deine persönliche Situation anpassen darfst. 

Es macht Sinn, das System Profit First regelmäßig anzuwenden (wöchentlich oder alle zwei Wochen) und sein Geld zu verteilen. Ich persönlich mache das jeden Freitag an meinem Money Date 🥰💶 An dem Tag überweise ich auch Rechnungen, die nicht automatisiert bezahlt werden.

Einmal im Quartal zahlst du dir die Hälfte von deinem Gewinnkonto aus. Auch, wenn es am Anfang nur wenige Euros sind… mit dem Geld machst du das, was dir gut tut. Du gibst es für etwas aus, was dir wichtig ist und was dich reich fühlen lässt 🤑 Das kann ein Abendessen mit deinem Partner oder Partnerin sein. Das kann eine Massage nur für dich sein. Das kann eine neue Pflanze für dein Zuhause sein. Hauptsache das Geld fließt nicht wieder ins Unternehmen. 

Wie zahle ich mir denn jetzt ein regelmäßiges und festes Gehalt aus?

Zahle dir nicht das aus, was am Ende des Monats übrig bleibt! Überlege dir erstmal, welches Gehalt du gerne hättest und dann rechnest du rückwärts. Dreisatz sei Danke 🤓 Stell dir vor, du wirfst alle Einnahmen in deinen Trichter. Das, was dann nachher bei “Inhabergehalt” herauskommt, landet auf deinem (virtuellen) Gehaltskonto. Dieses Geld bleibt dort einfach liegen. Auch, wenn du in einem Monat doppelt so viele Einnahmen hast, liegt es auf diesem Konto und du zahlst dir auch das gleiche Gehalt, wie den Monat vorher aus.

Wir machen ein ganz einfaches und grobes Beispiel und sagen, dass du dir gerne 2.000€ auszahlen möchtest. (Den Prozentsatz für deine persönlichen Steuern kannst du dir mit Hilfe deiner Steuerbescheide selbst errechnen. Ich bin keine Steuerberaterin 🫣) 

Beispiel 1:
Du nutzt die Profit First “Standard Prozente”: 

5% Gewinn = 200€
50% Inhabergehalt = 2.000€
30% Betriebskosten = 1.200€
15% Steuern = 600€

Deine Einnahmen sollten bei ca. 4.000€ + 19% Umsatzsteuer (4.760€) liegen. Dabei sollten deine Ausgaben nicht höher als 1.200€ sein. Falls dies der Fall sein sollte, kannst du den Gewinn herunterschrauben oder du darfst deine Einnahmen erhöhen.

Beispiel 2:
Du hast bereits 4000€ monatliche Betriebskosten

Sagen wir, du hast schon ein Unternehmen mit 4000€ Ausgaben im Monat und du möchtest dir 2000€ Gehalt auszahlen. Wie würde dann die Rechnung aussehen, wenn wir ein bisschen mit den Prozenten spielen?

10% Gewinn = 800€
25% Inhabergehalt = 2.000€
55% Betriebskosten = 4.000€
15% Steuern = 1.200€

Deine Einnahmen sollten bei ca. 8.000 € + 19% Umsatzsteuer (9520€) liegen.

Mit welchem Tool kann ich das System “Profit First” am besten anwenden?

Im Grunde brauchst du dafür gar kein Tool. Du kannst das System auch mit echten Bankkonten steuern. Nach dem Motto “Management by Kontostand”. Das habe ich auch eine ganze Zeit lang gemacht und mir ehrlich gesagt einen Wolf überwiesen. Ja, du hast zwar einen Überblick, aber du machst auch mindestens 4 reale Banküberweisungen. 

Ich nutze seit 2022 das Tool YNAB (You Need A Budget). Stell es dir einfach wie ein digitales Briefumschlagsystem vor. Deine Kategorien, die du erstellst, sind dabei deine Briefumschläge, in die du virtuell dein Geld hinein legst. Das reduziert deine echten Banküberweisungen auf 0-2 Überweisungen (Je nachdem, für welche echten Bankkonten du dich entschieden hast. Das variiert von Person zu Person). 

Stell dir vor, du nutzt Profit First in Kombination mit YNAB:

Du legst dir eine Gruppe an und füllst sie mit den Kategorien aus deinem “Profit First Filter”. Deine Einnahmen lässt du dann einmal durch diesen Filter laufen. Die Beträge, die dabei herauskommen, verteilst du dann auf deine anderen Kategorien. 

So bist du dir sicher, dass du immer einen Gewinn zurücklegt und genug Rücklagen aufbaust 😌. 

Was mache ich, wenn ich mehr Betriebsausgaben habe?

Du hast 3 Möglichkeiten, wenn du mehr Ausgaben hast und dein Geld nicht mehr für etwas anderes reicht:

  1. ✂️ Du kürzt deine Betriebsausgaben. Schau deine ganzen Ausgaben einmal an und streiche alles, was du nicht dringend brauchst. Vielleicht findest du das ein oder andere Tool, das du schon seit Monaten nicht mehr nutzt. Raus damit.
  2. 🔁 Wenn du deine Ausgaben kürzt, dann hat das auch irgendwann seine Grenzen.  Du kannst jetzt überlegen, ob du deine Profit First Prozentangaben anpassen möchtest und dir weniger Gehalt auszahlst oder nicht so viel für die Steuern zurücklegst. Und ja, das hat auch irgendwann sein Limit erreicht.
  3. 💰 Die letzte Möglichkeit hat kein Limit: Erhöhe deine Einnahmen. Da bist du grenzenlos und kannst so viel Geld verdienen, wie du möchtest. Das Einzige, was dich bei dieser Möglichkeit hindert, bist du selbst. Finde gute Gelegenheiten und biete den Menschen einen großen Mehrwert, für den sie gerne ihr Geld ausgeben. 

Was bietet mir YNAB in Verbindung mit Profit First?

Ich fasse dir die Vorteile von diesem Business Finanzsystem zusammen:

  1. Mit Profit First legst du dir automatisch von Anfang an einen Teil deiner Einnahmen als Gewinn zurück und machst mit 50% deines Gewinns einmal im Quartal das, was dir gerade Spaß macht
  2. Du nutzt das Parkinsonsche Gesetz (Der Bedarf an einer Ressource dehnt sich so weit aus, wie die Ressource zur Verfügung steht) für dich: Wenn du dir deinen Gewinn zuerst herausnimmst, verringerst du die verfügbare Geldmenge für deine anderen Ausgaben. Du gibst automatisch weniger Geld aus.
  3. Du verteilst deine Einnahmen ohne groß nachzudenken prozentual auf verschiedene Töpfe und brauchst keine krassen Buchhaltungsskills
  4. Du hast das Gefühl von Sicherheit, weil du weißt, dass du alle wichtigen Bereiche in deinem Unternehmen finanziell abgedeckt hast
  5. Mit dem Tool YNAB brauchst du nur ein einziges echtes Bankkonto für deine Business Finanzen. Die 5 Basis Konten, die du für Profit First brauchst, legst du dir als “virtuelle Konten / Briefumschläge” in YNAB an
  6. Wenn du YNAB nutzt, wirtschaftest du nur mit dem Geld, was wirklich gerade auf deinem Konto liegt
  7. YNAB kannst du gleichzeitig auch für deine privaten Finanzen verwenden. Lege dort so viele Budgets an, wie du möchtest
  8. Du hast einen glasklaren Durchblick in deinen Finanzen (sowohl privat und im Business) und hast volle Kontrolle über dein Geld

Zusammenfassung:

Wenn du dir eine sichere Struktur für deine Business Finanzen aufbauen möchtest, dann empfehle ich dir das Buch “Profit First” von Mike Michalowicz in Verbindung mit dem Finanztool YNAB (You Need A Budget). Ein solides System für deine Finanzen ist der effektivste Weg, um langfristig ein entspanntes und profitables Business zu führen 😌

Willst du endlich entspannte Finanzen?

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